Lehoty uchovávania

Povinné lehoty uchovávania (finančných) záznamov?

Vaše činnosti sa rozširujú a s nimi aj vaša administratíva. Čas upratať a poslať niektoré doklady do skartovačky! Je to však naozaj rozumné? Likvidáciu firemných dokladov by ste nemali brať na ľahkú váhu … Každý podnikateľ a každá spoločnosť je viazaná určitými povinnými lehotami uchovávania dokladov. Štát rozlišuje viacero druhov dokladov.

Daňové doklady

Kópiu daňového priznania musíte uchovávať aspoň 7 rokov, presnejšie: do konca siedmeho roka nasledujúceho po zdaňovacom období. Tieto doklady sú potrebné v prípade kontroly dane z príjmov právnických osôb alebo DPH. Mnohé doklady slúžia ako podklad k priznaniu, napríklad:

  • výplatné pásky
  • výpisy z účtov účtovníctva
  • faktúry
  • potvrdenia
  • bankové výpisy a doklady

Faktúry, dobropisy, dokumenty o riadení spoločnosti, …

Faktúry sú nevyhnutné vo vzťahu k daňovému úradu pre DPH, ale aj ako doklad, že ste zaplatili – daňovo uznateľné výdavky – alebo dodali určitý produkt či službu, napríklad ako dôkaz, že vám zákazník ešte dlhuje peniaze. Podľa oblasti administratívy štát uplatňuje rôzne lehoty uchovávania:

  • kompletné účtovníctvo, napríklad nákupný denník a inventárna kniha so všetkými podpornými dokladmi: 7 rokov po zdaňovacom období, na ktoré sa vzťahujú. Sedemročná lehota začína plynúť od uzávierky účtovného obdobia. Zvyčajne už neexistujú žiadne fyzické “knihy”, takže nákupným denníkom sa rozumie evidencia nákupov (nákupné účty).
  • daňové doklady podporujúce priznanie k dani z príjmov právnických osôb: aj tie treba uchovávať 7 rokov.
  • aj správca DPH vyžaduje lehotu uchovávania 7 rokov.
  • pozor: pri určitých transakciách je lehota uchovávania dlhšia, napríklad 15 rokov pri nehnuteľnostiach. Pri investičnom majetku uchovávate faktúry do 7 rokov po skončení obdobia odpisovania.
  • dokumenty o riadení a správe spoločnosti, napríklad zápisnice z valného zhromaždenia alebo predstavenstva, musia zostať k dispozícii natrvalo. Nelikvidujte ich!

Ako ich uchovávať?

Ako budete svoju administratívu a tieto doklady uchovávať, je na vás. Môže to byť v papierovej alebo digitálnej podobe. Ak pracujete s digitálnym systémom, pri kontrole máte často všetko rýchlo po ruke. Ale pozor: úrady môžu na nahliadnutie požadovať originálne doklady. Faktúry teda nevyhadzujte! Uvedomte si tiež, že ako daňovník musíte zabezpečiť, aby digitálne informácie zostali dostupné v sídle spoločnosti. Vypršané softvérové licencie alebo zmena dodávateľa softvéru sú vaším rozhodnutím, no nikdy nemôžu slúžiť ako ospravedlnenie pre neposkytnutie údajov počas kontroly.