Účet hlavnej knihy

Čo je účet hlavnej knihy? 

Hlavná kniha zaznamenáva všetky príjmy a výdavky firmy. Robí sa to tak, že sa podľa druhu zaradia do jedného z rôznych účtov hlavnej knihy. Účty hlavnej knihy sú buď súvahové, alebo výsledkové.

Na čo slúži účet hlavnej knihy?

Hlavná kniha poskytuje informácie o stave súvahy a výkazu ziskov a strát po všetkých transakciách účtovného obdobia. Každá položka aktív, pasív, nákladov a výnosov, ako napríklad dlhodobý majetok alebo odpisy, má jeden alebo viac vlastných (analytických) účtov. Spolu tvoria hlavnú knihu. Napríklad nákup rokovacieho stola zaúčtujete na účet hlavnej knihy “kancelárske náklady”, zatiaľ čo nákup nových zásob skončí na účte hlavnej knihy “zásoby”.

Účty hlavnej knihy preto ponúkajú výhodu, že vedenie firmy vidí nákladové položky na prvý pohľad. Okamžite vidíte, koľko stálo zariadenie kancelárie, aká suma išla na osobné náklady a či sa elektrický firemný bicykel zmestil do plánovaného rozpočtu.  

Aké číslo účtu hlavnej knihy použiť?

Belgická vláda predpisuje podrobný účtový rozvrh, v ktorom má každý účet vlastné číslo. Belgicko je v tom jedinečné, pretože všetky súvahy sú tak transparentne porovnateľné, bez zvláštností, ktoré napríklad nemálo zahraničných súvah robia ťažko zrozumiteľnými alebo až nezrozumiteľnými.

Ak chcete, môžete účty hlavnej knihy ďalej rozčleniť na analytické účty, napríklad aby lepšie odrážali vašu charakteristickú činnosť. Číslo každého účtu má určitú štruktúru. Podľa prvej číslice tvorí každá skupina účtov účtovú triedu; účtovníci preto hovoria o šestkových a sedmičkových účtoch: všetky nákladové účty začínajú šestkou, výnosové účty (tržby) sedmičkou. Hlavné členenie:

0 – Práva a záväzky nezahrnuté v súvahe

1 – Vlastné imanie, rezervy na riziká a náklady a dlhy splatné po viac ako jednom roku

2 – Zriaďovacie výdavky, dlhodobý majetok (nehmotný, finančný, hmotný) a pohľadávky splatné po viac ako jednom roku

3 – Zásoby a nedokončené zákazky

4 – Pohľadávky a dlhy splatné do jedného roka

5 – Investície a peňažné prostriedky

6 – Náklady (ale aj ďalšie položky výkazu ziskov a strát a rozdelenia výsledku)

7 – Výnosy (ale aj ďalšie položky výkazu ziskov a strát a rozdelenia výsledku)

Ďalšie členenie sa robí pridávaním číslic v rámci triedy. Príklad v triede ‘2’:

20 – Zriaďovacie výdavky

21 – Dlhodobý nehmotný majetok

22 – Pozemky a budovy

23 – Technické zariadenia, stroje a vybavenie

Takto možno účet ďalej a ďalej rozčleňovať. Príklad v tej istej triede s tromi číslicami:

220 – Pozemky

221 – Budovy

Príklad so štyrmi číslicami:

2211 – Administratívne budovy

2212 – Výrobné budovy

2213 – Obchodné priestory

Účty hlavnej knihy v onFact

onFact podporuje aj používanie účtov hlavnej knihy na priradenie výdavkov a príjmov, napríklad produktov a služieb, k príslušnému účtu hlavnej knihy.

• Pri spracovaní prijatej faktúry onFact rozpozná príslušné produkty. Ich čísla účtov hlavnej knihy sa uložia spolu s nákupným dokladom.
• Pri vytváraní vydanej faktúry onFact opäť rozpozná produkty a k predajnému dokladu zaznamená príslušné čísla účtov hlavnej knihy.

Administratíva je tak výrazne jednoduchšia, pretože keď sa doklady odovzdajú účtovníkovi, pri každej transakcii je už uvedený správny účet hlavnej knihy na ďalšie spracovanie.

Podrobnejšie členenie účtu hlavnej knihy sa môže v jednotlivých firmách líšiť. Obráťte sa na svojho účtovníka a dohodnite sa, ktoré čísla účtov hlavnej knihy je najlepšie v onFact používať.