Číslo faktúry

Povinné požiadavky na číslovanie faktúr

Každý, kto začína podnikať, sa musí rozhodnúť, ako bude faktúry číslovať. Belgický zákon vyžaduje, aby číslovanie faktúr bolo jedinečné, chronologické a súvislé. Všetky tri kritériá súčasne.

  • Jedinečné: číslo faktúry je jedinečné, ak sa v rade faktúr vyskytuje iba raz. Teda nikdy žiadne duplicity. Toto kritérium zaručuje, že faktúru v účtovníctve nemožno vďaka jej číslu zameniť s inou faktúrou (zároveň umožňuje systematické, a teda rýchle vyhľadávanie).
  • Chronologické: znamená, že faktúry sa číslujú podľa času vystavenia: novšia faktúra má teda vyššie číslo ako staršia faktúra. Faktúra z marca nemôže mať nižšie číslo ako faktúra z januára toho istého účtovného obdobia.
  • Súvislé: čísla musia tvoriť neprerušený po sebe idúci rad, bez medzier (a, ako sme uviedli vyššie, bez duplicít). Z toho vyplýva, že nesprávne vystavená faktúra nesmie z radu zmiznúť. Zákon vyžaduje, aby všetky vystavené faktúry, vrátane nesprávnych, zostali v rade a boli uchované. Faktúru zrušte dobropisom a vystavte novú, správnu faktúru s vlastným jedinečným, vyšším poradovým číslom.

Požiadavky na jedinečnosť a chronológiu platia aj pre dobropisy. Každý podnikateľ a firma si však môže zvoliť, či dobropisom pridelí vlastný číselný rad, napríklad CN s poradovým číslom, alebo ich bude číslovať spolu s radom faktúr (napr. F220001, F220003, CN220004, F220005, …).

Praktický prístup k číslovaniu faktúr

S týmito základnými znalosťami o číslovaní je ďalším krokom výber formátu, teda obsahu, zloženia a dĺžky čísel faktúr. Bude to obyčajné priebežné poradové číslo, bude číslo pozostávať z rôznych prvkov, napríklad F + poradové číslo, a koľko pozícií bude mať každé číslo? Pozor: faktúra s číslom nula (0) nie je možná; prvá faktúra dostane poradové číslo 1.

Firma, ktorá vystavuje málo faktúr, napríklad niekoľko desiatok ročne, si vystačí s priebežným číslom. Kto vystavuje veľa faktúr, narazí na nevýhodu, že dlhé reťazce číslic sú pre mnohých ľudí náročné (ťažko sa čítajú, pri prepisovaní hrozia chyby). Vopred odhadnite, koľko faktúr vystavíte, aby poradové číslo mohlo mať dostatočný počet znakov. Ak očakávate viac ako 100 faktúr, poradové číslo môže od začiatku pozostávať napr. z troch číslic (001, 002, …. 101, 102, …).

Zloženie čísla faktúry si môžete zvoliť ľubovoľne: iba číslice, kombinácia písmen a číslic (vždy vrátane číslic) a ďalšie spojovacie znaky ako / alebo -, ale žiadne medzery. F/22/101 je teda povolené, F 22 101 nie. Formát si však dobre premyslite. Šikovná voľba môže spracovanie a vyhľadávanie uľahčiť a urýchliť, alebo naopak spomaliť. Každý vo firme potom vie, že F-2019-82 je 82. faktúra v účtovnom roku 2019. Poradové číslo v plochom formáte 96482 nehovorí nič, okrem toho, že už bolo vystavených veľa faktúr. Kto do formátu čísla začlení dátum, mal by (opäť) prednostne použiť rýchlo rozpoznateľný rad, napríklad F-2021-008. Všimnite si, že je možné aj číslo ako F2022030001, kde 2022 označuje rok a 03 mesiac, pod podmienkou, že zvyšok čísla je poradové číslo v rámci mesiaca. V apríli to potom bude F2022040001 atď.

Možných kombinácií je nekonečne veľa. Niektoré firmy do čísel faktúr dokonca začleňujú číslo zákazníka. Tip: čísla a formáty udržiavajte prehľadné. Informatívne čísla sú výhodou, ale číslovanie s priveľa informačnými časťami sa rýchlo stane nepraktickým a komplikovaným.

V onFact môžete pracovať s rôznymi značkami na zostavenie čísla faktúry. Napríklad (zástupná) značka %Y sa zmení na príslušný rok (kalendárny rok), takže v roku 2022 sa v čísle faktúry zobrazí ‘2022’ a v roku 2023 sa to automaticky zmení na ‘2023’ atď.

Opätovné začatie poradového čísla

Časť čísla faktúry, a teda aj celé číslo, sa môže meniť podľa kalendárneho roka, pokiaľ zostane jedinečné a vzostupné. Rad však nesmie len tak skončiť a začať odznova. Opätovné začatie číslovania je povolené iba na začiatku nového zdaňovacieho obdobia, teda účtovného roka, keď prvá faktúra dostane číslo 1, druhá číslo 2 atď. Keďže číslo faktúry musí byť jedinečné, pri novom začiatku bude musieť nový rad okrem samotného poradového čísla identifikovať ešte iný prvok. Často sa využíva možnosť, že sa spolu s ním mení aj rok.

Číslovanie podľa denníka

Kto vykonáva viacero činností, môže mať pre každú činnosť samostatný číselný rad. Napríklad F-AD-22001 pre prvú faktúru ako poradca a F-W-22088 pre 88. faktúru vystavenú jeho predajňou s potrebami. Z účtovného hľadiska to znamená, že pre každú činnosť sa vedie samostatný denník. V každom denníku sa číslovanie opäť riadi základnými pravidlami, takže číslo je chronologické, jedinečné a súvislé. Kto si vyberá fakturačný program, mal by dôkladne overiť, či a do akej miery softvér zvláda vyššie opísané možnosti. Fakturačný softvér, ktorý nenecháva žiadnu voľbu, môže mať nepríjemné nevýhody, napríklad nemožnosť dať číslu faktúry ‘význam’ podľa činnosti alebo dátumu. V tomto ohľade je onFact rozhodne jednou z lepších volieb: môžete jednoducho vytvoriť viacero denníkov s vlastnou štruktúrou číslovania.