Proforma faktúra

Čo je zálohová (pro forma) faktúra?

Pro forma (alebo proforma) faktúra je predbežná, neoficiálna verzia faktúry, ktorá bude nasledovať za budúce dodanie tovaru, služieb alebo ich kombinácie. Rovnako ako oficiálna faktúra uvádza pro forma faktúra pre zákazníka podstatné informácie o produktoch a/alebo službách, sadzbách, DPH, identifikácii dodávateľa a zákazníka atď.

Kedy použiť pro forma faktúru?

Prečo vopred fiktívnu faktúru a nie hneď platnú faktúru pri neskoršom poskytnutí služby a dodaní? Jednoducho: pretože zákazníkovi potvrdzuje, čo bude nasledovať na základe kúpnej dohody, napríklad potvrdenia objednávky, ale predovšetkým preto, že zákazníci môžu pro forma faktúru použiť na vybavenie vlastných formalít. Myslite napríklad na financovanie, o ktoré žiadajú banku, alebo na dovoz či vývoz, kde treba žiadať o licencie a platia colné formality. V druhom prípade pro forma faktúra dokladá obchodnú hodnotu tovaru, ktorá je často základom pre poplatky. Niektoré štáty pri preprave tovaru výslovne vyžadujú pro forma faktúry, pozri napríklad Access2Markets.

V praxi sa pro forma faktúra pomerne často používa (zneužíva) na získanie zálohovej platby, hoci to nie je vhodný spôsob, pretože na to slúži zálohová faktúra. Pri pro forma faktúre si zákazník napríklad nemôže uplatniť DPH zaplatenú pri zálohovej platbe ani zaúčtovať náklad. Správa DPH navyše môže namietať zálohovú platbu bez uplatnenia DPH, pretože pro forma faktúra v tomto ohľade nie je platná.

Myslite na DPH

V zásade by pro forma faktúra mala čo najviac zodpovedať konečnej faktúre. Ukazuje sa však, že pomerne veľa podnikateľov sa týmto princípom neriadi a napríklad DPH neuvádza. Robia tak preto, lebo v čase vystavenia pro forma faktúry DPH ešte nie je splatná a/alebo odpočítateľná. Tento dôvod vôbec neobstojí, pretože aj keď je DPH uvedená, čo je správna informácia o tom, čo bude nasledovať, pro forma faktúra stále nie je základom pre vyrubenie dane, keďže ide o doklad, ktorý sa do administratívy nezahŕňa ani nespracúva.

Čím sa pro forma faktúra líši od bežnej faktúry?

Najmä povinným označením pro forma. Pro forma faktúra nie je právne platná a nie je základom pre nárok voči zákazníkovi ani pre správu DPH. Preto nemá ani právne platné poradové číslo faktúry. Kupujúci nie je povinný na základe tohto dokladu zaplatiť. Bolo by to aj tak ťažké, pretože doklad sa v zásade do účtovného spracovania nezahŕňa. Ideálne je pro forma faktúra náhľadom konečnej faktúry, takže na pro forma faktúre chýba len skutočný dátum dodania a prípadné dátumy (obdobie) záruky.