Elektronická fakturácia

Čo je elektronická faktúra?

Odoslanie e-mailu s digitálnou faktúrou v prílohe nie je elektronická fakturácia. V čom je teda rozdiel oproti elektronickej faktúre? Elektronickú faktúru možno automaticky spracovať v iných softvérových programoch, a to vo forme takzvaného súboru XML vytvoreného podľa štandardu UBL (Universal Business Language). Oba pojmy, UBL a XML, sa pri elektronickej fakturácii niekedy zamieňajú. Zjednodušene povedané, súbor UBL je faktúra vo formáte XML. Niekedy sa hovorí aj o ‘faktúre UBL’. Vďaka tomu je faktúra čitateľná pre počítač. Vďaka pevnej štruktúre e-faktúry ju potom možno bez ručného zásahu importovať a spracovať napríklad v účtovnom softvéri.

Výhody elektronickej fakturácie

Najzjavnejším dôvodom na používanie e-faktúr je, že odpadá prepisovanie a ručné zadávanie údajov. Objednávky už nemusíte rozoberať: softvér automaticky vyplní správne polia (napr. číslo účtu dodávateľa) správnou hodnotou (napr. skutočným číslom IBAN).

  • E-faktúra sa po prijatí automaticky importuje a spracuje vo vašom softvéri. Žiadne riziko chýb!
  • Žiadne starosti s kópiami, pretože je vždy dostupná elektronicky.
  • Aj na druhej strane – u zákazníka alebo jeho účtovníka – môže spracovanie prebiehať automaticky a rýchlejšie.

Elektronická fakturácia a účtovníctvo

Na prácu s elektronickou fakturáciou potrebujete účtovný alebo fakturačný softvér, ktorý dokáže spracovať doklady UBL. Bežné softvérové balíky si s UBL poradia a onFact je výbornou voľbou.

Ak spolupracujete s externým účtovníkom, je veľká šanca, že jeho účtovný softvér už dnes dokáže spracovať súbory UBL. Ak váš fakturačný program nie je priamo prepojený s programom vášho účtovníka, môžete mu e-faktúry jednoducho poslať. Tie sa dajú importovať a spracovať v účtovnom softvéri. Šetrí to čas aj náklady vám aj účtovníkovi.

Elektronická faktúra alebo e-faktúra vám umožní automatizovať celý fakturačný proces. Ak používate fakturačný softvér, v zásade nepotrebujete žiadne technické znalosti na to, aby ste svoju administratívu automatizovali pomocou elektronických faktúr.

Elektronická fakturácia: norma pre flámsku vládu

Od januára 2017 belgická vláda požaduje, aby sa faktúry pre jej útvary doručovali elektronicky. Využíva pritom okrem iného európsku sieť PEPPOL. PEPPOL je porovnateľný s e-mailovým systémom: každá firma dostane vlastnú adresu PEPPOL na odosielanie e-faktúr. Tie potom skončia v doručenej pošte príjemcu.

E-faktúry cez PEPPOL majú výhody pre odosielateľa aj príjemcu:

  • faktúry UBL možno spracovať automaticky;
  • dostanete preukázateľné potvrdenie, že faktúra bola doručená.

Ak pracujete s onFact, môžete jednoducho posielať faktúry štátu cez PEPPOL.