Účtovný softvér

Čo je účtovný softvér?

Účtovný balík alebo účtovný program je softvér, ktorý dokáže automatizovať vaše účtovníctvo. Práca bez účtovného softvéru – ktorá bola pred niekoľkými desaťročiami bežná, okrem iného s tzv. ručnými prepisovacími systémami – je veľmi časovo náročná a dokonca riskantná, pretože technika vedenia účtovníctva je pomerne zložitá a ručné zápisy musia byť starostlivo vyrovnané.

Moderný špičkový účtovný softvér (polo)automaticky importuje údaje a zaúčtuje ich na príslušné účty, napríklad bankové výpisy, na základe ktorých sa odškrtávajú otvorené pohľadávky voči zákazníkom.

Fakturačný softvér nie je účtovný softvér

Účtovný softvér obsahuje široké spektrum špecifických funkcií na vedenie účtovníctva v súlade so zákonom a účtovnými predpismi. Softvér pozná napríklad rozdiel medzi súvahovými účtami, účtami aktív a pasív, výsledkovými účtami nákladov (účty triedy 'šesť') a výnosov (účty triedy 'sedem') a vie, ako sa na nich majú spracovať zápisy. Podstata: je to softvér pre odborníkov, ktorými sú účtovníci a daňoví poradcovia.

Dobrý fakturačný softvér je pripravený na použitie pre bežného podnikateľa. Nepotrebuje žiadne špecializované predchádzajúce znalosti, pretože cieľom dodávateľov takýchto programov je práve to, aby bola fakturácia jednoduchá, správna a rýchla. Fakturačný program zjednodušuje vystavovanie faktúr vďaka automatickému číslovaniu a výpočtom, tvorbe faktúr a dobropisov, spracovaniu platieb na základe bankových výpisov a okrem iného aj vymáhaniu nezaplatených faktúr.

Vďaka cieleným komunikačným funkciám fakturačné programy a účtovný softvér dobre spolupracujú. Softvér zameraný na fakturáciu, ako je onFact, odovzdáva informácie o faktúrach a ich úhradách rýchlo a správne do účtovného softvéru na ďalšie automatizované spracovanie.

Výhody fakturačného softvéru

Dobrý fakturačný softvér ponúka podnikateľom tri dôležité výhody:

Chyby vznikajú len zriedka alebo vôbec, pretože softvér vykonáva veľké množstvo kontrol, ktoré vás od zložitosti odtienia, takže každý bežný podnikateľ sa môže sústrediť na predaj a poskytovanie služieb bez toho, aby sa musel trápiť s časovo náročnou administratívou.
Spolupráca medzi podnikateľom a účtovníkom prebieha hladko a rýchlo. Účtovníci ušetria veľa času vďaka elektronickému doručovaniu údajov súvisiacich s faktúrami, ktoré môžu okamžite spracovať v účtovnom softvéri.
Výborný, ľahko prístupný archív údajov, pretože fakturačný softvér uchováva všetky informácie o faktúrach tak, aby boli rýchlo dostupné. Ideálne v cloudovom prostredí, keďže je veľmi dobre chránené pred výpadkami a dokonca aj pred zneužitím.

Výhody účtovného softvéru

Výhody práce s účtovným softvérom sú zrejmé:

Menšia chybovosť v porovnaní s ručným zadávaním zápisov alebo počítaním.
- Po prvé preto, že softvér vykonáva niektoré základné kontroly, napríklad 'rovná sa strana Má dať a Dal (napríklad) účtovného zápisu'. Ak to tak nie je, zobrazí sa chybové hlásenie.
- Po druhé vďaka automatickému výpočtu napríklad sumy DPH na základe sadzby DPH alebo jednoducho sčítaniu jednotlivých položiek faktúry.
Podstatne efektívnejšie ako ručné vedenie účtovníctva, pretože mnohé opakujúce sa úkony sú automatizované a netreba ich zakaždým opakovať.
Softvér umožňuje rýchlo a správne vytvárať zákonné aj informatívne účtovné výkazy, napríklad súvahu, výkaz ziskov a strát, priznania k DPH a odpisové tabuľky. Účtovný softvér automaticky zabezpečí veľa prípravnej práce. Ručne by to trvalo mnohonásobne dlhšie a zvyčajne by bolo treba viacero verzií, kým by sa k podnikateľovi dostala bezchybná finálna verzia.
Rovnako je tvorba reportov a prehľadov vďaka opätovnému využitiu skôr zaznamenaných údajov oveľa rýchlejšia ako ručne alebo v tabuľke Excel. Žiaľ, príliš málo účtovníkov podporuje svojich klientov – podnikateľov reportmi zo zaúčtovaných údajov. Každé automatizované účtovníctvo má veľký informačný potenciál, napríklad reporty o vývoji obratu alebo prehľady frekvencie nákupov podľa zákazníka, dokonca aj zisk dosiahnutý na zákazníka a na produkt (aby sa dalo upraviť to, čo vzhľadom na náklady na službu neprináša dostatočný zisk). Určite požiadajte svojho účtovníka o takéto reporty! Jeho to stojí málo času, keďže programy majú zvyčajne štandardné reporty, a pre vás ako podnikateľa sú veľmi zaujímavé.

Zvoľte bezpečnosť a komunikáciu

Ponuka účtovného softvéru je veľmi rozmanitá. Jednotlivé balíky sa líšia najmä jednoduchosťou používania, výkonom a rýchlosťou automatických funkcií, ponukou preddefinovaných reportov a mierou, do akej komunikujú s iným špecializovaným softvérom, napríklad pre správu skladu alebo evidenciu nákupov. Čím širšie sú možnosti spolupráce – hovorí sa tomu konektivita –, tým lepšie, pretože plynulé digitálne prepojenia eliminujú nutnosť ručných medzikrokov.

Zvoľte maximálnu dostupnosť

Pre podnikateľa a MSP je najlepšou voľbou balík, ktorý beží v cloude (teda žiadna lokálna verzia na vašom počítači). Takéto balíky vás odtienia od technickej zložitosti počítačov a dosahujú oveľa vyššiu úroveň zabezpečenia ako lokálne inštalovaný softvér. Navyše sú dostupné odkiaľkoľvek a kedykoľvek, aj na cestách a z akéhokoľvek zariadenia s pripojením na internet.

Zvyčajne tiež lepšie spolupracujú s ďalšími balíkmi a s väčším počtom balíkov. Je to logický dôsledok toho, že dodávatelia online cloudového softvéru sa viac zameriavajú na komunikáciu a spoluprácu a majú menej uzavretých funkcií. Uzavretých v zmysle neprístupných pre dodávateľov tretích strán (čo vedie k väčšej závislosti od dodávateľa, teda k povinnosti platiť navyše za doplnky a služby).

Pravidlom je, že fakturačné údaje sa odovzdávajú stlačením tlačidla, čo uľahčuje ich ďalšie účtovné spracovanie. Aj komunikácia so zákazníkmi môže takto prebiehať automaticky, teda naživo a v reálnom čase.

Dostupné integrácie s účtovným softvérom v onFact

onFact ponúka plynulo fungujúce integrácie s Basecone, BilltoBox, ClearFacts, CodaBox, ExactOnline, Octopus, WinBooks Connect a Yuki. Odovzdávanie údajov do iných účtovných programov, ako je Expert-M alebo Adsolut, je rovnako možné vďaka exportu UBL, štandardizovanému formátu na výmenu údajov medzi počítačmi a softvérovými programami. Pozrite si zoznam integrovaného softvéru.