Podvojné účtovníctvo

Čo je podvojné účtovníctvo?

Pre samostatne zárobkovo činnú osobu je účtovníctvo kľúčovým nástrojom, vďaka ktorému neustále získavate a udržiavate jasný obraz o stave svojej činnosti a/alebo firmy. Vedenie správneho účtovníctva je zároveň zákonnou povinnosťou, aby ste mohli poskytnúť dostatočné informácie o všetkých príjmoch a výdavkoch vašej samostatnej zárobkovej činnosti alebo firmy. Podporné doklady preukazujú pohyby – príjmy, výdavky aj interné presuny – napríklad faktúry, bankové výpisy, odpisové tabuľky, … Pohyby sa zaznamenávajú na účtovné účty alebo účty hlavnej knihy. Účtovníctvo možno viesť podľa dvoch systémov: jednoduché účtovníctvo , resp. pokladničné účtovníctvo, a podvojné účtovníctvo. Podľa zásad dobrej správy je normou podvojné účtovníctvo.

Pri podvojnom účtovníctve sa transakcia vždy zaznamená na dva účty. Pri nákupe sa účet zásob zvýši o hodnotu nakúpeného tovaru, zatiaľ čo bankový účet sa o túto sumu zníži. Jeden pohyb presne vyrovnáva druhý, čo okamžite zaručuje, že účtovník môže skontrolovať, či nevznikli chyby.

Každá transakcia preto vedie k (najmenej) dvom zápisom, odtiaľ názov ‘podvojné’ účtovníctvo. “Najmenej” preto, lebo jedna transakcia niekedy zahŕňa tri položky (účty). Uvedený nákup produktu, za ktorý zaplatíte € 121,-, vedie k týmto zápisom:

• Zásoby sa zvýšia o € 100,- (má dať)
• Odpočítateľná DPH sa zvýši o € 21,- (má dať)
• Bankový účet sa zníži o € 121,- (dal)

Čistý výsledok = nula, no administratívne účty presne odrážajú novú situáciu: o € 100,- viac zásob, o € 21,- viac nárokovateľných voči správe DPH a o € 121,- menej na bankovom účte. Účtovná rovnováha je tak vždy zachovaná.

Starší prístup hovorí o knihách a denníkoch, to je však zastarané. Váš účtovník dnes pracuje priamo s účtami, pričom jedna transakcia (napríklad uvedený nákup) predstavuje ‘účtovný zápis’, ktorý pohyb administratívne aj účtovne zaznamená v jednej kombinácii.

Zásadným pojmom pri tomto spracovaní je strana má dať a strana dal. Zjednodušene povedané, má dať znamená zvýšenie a dal zníženie. Keďže existujú pasívne aj aktívne účty, mechanizmus zvyšovania a znižovania je dosť zložitý. Správne s ním narábať je špecialitou vášho účtovníka.

Prečo podvojné účtovníctvo?

Podvojné účtovníctvo predchádza chybám a poskytuje oveľa lepší prehľad o hospodárení za jednotlivé účtovné obdobia, pretože pracuje s podrobnými účtami. Výdavky a príjmy sa zaznamenávajú podľa druhu, čo ukazuje napríklad, ktorí zákazníci si už dlhšie nič neobjednali, ale aj a predovšetkým: či a aký veľký zisk alebo stratu firma dosahuje. Toto účtovníctvo sleduje aj likviditu a zdroje jej nárastov a poklesov, takzvané peňažné toky. Podvojné účtovníctvo je základom na zostavenie ročnej súvahy. Na jednej strane poskytuje snímku stavu firmy na konci účtovného obdobia s jej majetkom, pohľadávkami voči zákazníkom a zásobami (má dať), popri vlastnom imaní a záväzkoch (strana dal). Zároveň však zobrazuje aj výkaz ziskov a strát. Ide o výkaz, ktorý ukazuje pohyby počas účtovného obdobia: aký bol predaj, aké náklady a v akej výške, aké odpisy, koľko sa splatilo bankám ...